KỸ
NĂNG LẬP
KẾ
HOẠCH
ĐỂ
ĐẠT
MỤC
TIÊU CÔNG VIỆC
MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH
PHƯƠNG PHÁP VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH
$ Kỹ năng lập kế hoạch nhằm giúp con người có thể quản lý thời gian và tăng hiệu suất công việc. Nếu không lập kế hoạch rõ ràng thì bạn sẽ xử lý rất nhiều công việc mà không biết nên bắt đầu từ đâu, nên làm như thế nào và nên làm khi nào? nếu không có kỹ năng lập kế hoạch cá nhân thì kết quả làm việc của sẽ đạt hiệu suất thấp và khiến thời gian trôi đi một cách lãng phí.
I./ Lập kế hoạch là gì?
- $ Kế hoạch là một tập hợp liệt kê những hoạt động công việc được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, có nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và có biện pháp tốt nhất để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Lập kế hoạch (planning) là hoạt động cần có để chuẩn bị cho việc triển khai sản xuất.
- $ Khi bạn lập được kế hoạch thì việc quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu và xử lý được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững đến mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến.
II./ Mục đích lập kế hoạch:
- $ Trước khi vào sản xuất, chúng ta sẽ cố gắng xây dựng một bản kế hoạch, trong đó liệt kê những yếu tố như: Mục đích bạn muốn đạt được? Chúng ta sẽ làm những gì? Chúng ta sẽ làm trong bao lâu? Chúng ta có những tài nguyên gì? Chúng ta làm với ai?
- $ Việc có được một bản kết hoạch sẽ giúp chúng ta hạn chế rủi ro và sớm dự đoán, phát hiện các rủi ro tiềm ẩn để có giải pháp đối phó đồng thời nâng cao hiểu biết về sản phẩm đang xây dựng.
- $ Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho chúng ta thực hiện việc ra quyết định tốt hơn. Trước và trong quá trình sản xuất, chúng ta luôn phải đưa ra những quyết định, liên quan đến 4 yếu tố: tính năng sản phẩm, chi phí, thời gian và đầu tư.
- $ Một bản kế hoạch chứa nhiều thông tin trong đó, bao gồm cả mục đích, thời gian, tài nguyên, … giúp cho việc giao tiếp giữa các thành viên của nhóm sản xuất hoặc với khách hàng, lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn.
II./ Tầm quan trọng của lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch giúp bạn đưa ra được hướng đi cụ thể cho mình để đạt được mục tiêu.
- Lập kế hoạch giúp bạn đưa ra những phương án tối ưu nhất thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch, giúp bạn xác định tính khả thi.
- Lập kế hoạch giúp bạn đưa ra những phương án đối phó với các trường hợp rủi ro sẽ gặp phải.
- Lập kế hoạch giúp bạn tiếp tục xử lý và vận hành tốt công việc của mình nếu gặp phải những trường hợp hợp bất trắc
- Lập kế hoạch giúp bạn cái nhìn tổng quát về tương lai, nhưng thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến bạn.
- Lập kế hoạch giúp bạn việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn, để đưa ra kế hoạch phối hợp sao cho nhịp nhàng nhất.
- Lập kế hoạch giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh nhất có thể.
III./ Vai trò của việc lập kế hoạch:
1./ Lập kế hoạch là xác định và nêu ra các mục tiêu:
$ Một ngày chỉ có 24 giờ và bạn không thể làm quá nhiều việc cùng một ngày được. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn phân bổ công việc một cách hợp lí, khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều.
2./ Lập kế hoạch kiểm soát thời gian và kiểm tra tiến độ dự án:
$ Lập kế hoạch giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có
sai sót xảy ra. Từ đó hình thành những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn có thể kiểm tra tiến độ và có nhiều động lực để hoàn thành
công việc hơn. Không có kế hoạch, bạn sẽ không biết phân chia
thời gian một cách hợp lý, mà sẽ để nó trôi qua vô ích và thực hiện thụ động trước những sự thay đổi xung quanh.
3./ Lập kế hoạch dự đóan và xử lý tốt những tình huống bất ngờ:
$ Kỹ năng lập kế hoạch giúp phân bổ công việc một cách hợp lý và là bước đệm để tổ chức công việc. Từ bảng kế hoạch đã lập, bạn có thể dự đoán được những yếu tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch, từ đó sớm đưa ra các phương án đối phó và xử lý kịp thời.
4./ Lập kế hoạch giảm trùng lặp, lãng phí:
$ Khi có được kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc bạn sẽ hạn chế mức tối đa sự chồng chéo, gây lãng phí khi thực hiện công việc. Khi mục tiêu được đề ra, bạn sẽ chủ động vạch ra được phương án với chi phí thấp nhất và sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất.
$ Khi không có kế hoạch rõ ràng thì sẽ không có sự nỗ lực hết mình để hoàn thành
công việc, chính vì vậy mà thời gian trôi đi một cách lãng phí.
5./ Lập kế hoạch giúp bạn xây dựng tiêu chuẩn cho quá trình kiểm tra:
$ Không lập kế hoạch sẽ không có mục tiêu, vậy bạn lấy tiêu chuẩn nào để xác định được mình đã đạt mục tiêu hay chưa. Chính vì vậy, lập kế hoạch sẽ xây dựng một quá trình
kiểm tra, giám sát.
IV./ Bí quyết lập kế hoạch:
1./ Lập kế hoạch các công việc cần làm theo ngày, tuần, tháng:
$ Lập kế hoạch để biết mình làm gì trước, làm gì sau và nên lập kế hoạch theo theo
từng ngày, từng tuần, từng tháng sẽ giúp bạn khắc phục điều đó và tránh việc bỏ sót các
công việc. Các đầu công việc càng chi tiết, bạn sẽ càng dễ dàng và chủ động thực hiện hiệu quả các công việc đó.
2./ Đưa ra mục tiêu tương ứng song song với việc cần làm:
$ Bạn thiết lập các mục tiêu phù hợp với các đầu công việc, như thời gian bạn hoàn thành công việc trong bao
lâu hoặc kết quả mong muốn nhận được hoặc khả năng của bản thân bạn. Nếu mục tiêu bạn đề ra vượt quá năng lực của bạn thì bạn sẽ không hoàn thành được và dễ gây nản chí khi
làm các công việc tiếp theo.
3./ Kiểm tra kết quả thực hiện công việc:
$ Đánh giá được bản thân đã làm được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu đề ra xem có
đúng thời hạn hay không là việc làm vô cùng cần thiết trong kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc. Từ đó có hướng giải quyết các mục tiêu tiếp theo.
V./ Cách viết một bản kế hoạch:
==>> Để
lập
được
một
bản
kế
hoạch
chi tiết,
cụ
thể
và khoa học, bạn
có thể
dùng phương
pháp 5W ( why, what,
where, when, who); 1H (how); 2C ( control, check); 5M ( man, money, material,
machine, method).
1./ Xác định
mục
tiêu, yêu cầu công việc
(Why):
$ Tại
sao tôi phải làm công việc
này? Công việc có ý nghĩa như
thế
nào với
tổ
chức,
bộ
phận
của
tôi?
2./ Xác định
nội
dung công việc (What):
$ WHAT: (cái gì?) Nội
dung công việc đó là gì? Các bước
để
thực
hiện
công việc
đó?
3./ Xác định
3W:
a./ Where: (ở
đâu?):
$ Công việc
đó thực
hiện
tại
đâu ? Giao hàng tại địa
điểm
nào ? Kiểm
tra tại
bộ
phận
nào ?
b./ When: (khi nào?)
Công việc
đó thực
hiện
khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết
thúc…
c./ Who: (ai?) bao gồm
các khía cạnh sau:
Ai làm việc
đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ
trợ
? Ai chịu
trách nhiệm,…
4./ Xác định
cách thức
thực
hiện
(How):
$ Tài liệu
hướng
dẫn
thực
hiện
là gì và cách thức thực
hiện
từng
công việc?
Tiêu chuẩn
là gì? Cách thức vận
hành như
thế
nào?
5./ Xác định
phương
pháp kiểm
soát (Control):
$ Công việc
đó có đặc
tính gì? Làm thế nào để
đo lường
đặc
tính đó? Đo lường bằng
dụng
cụ,
máy móc như thế
nào? Có bao nhiêu điểm kiểm
soát và điểm kiểm
soát trọng
yếu.
6./ Xác định
phương
pháp kiểm
tra (Check):
$ Tần
suất
kiểm
tra như
thế
nào? Việc
kiểm
tra đó thực hiện
1 lần
hay thường
xuyên ( bao lâu một lần?) Ai tiến
hành kiểm
tra?
7./ Xác định
nguồn
lực
(5M):
a./ Man - nguồn lực:
$ Những
ai sẽ
thực
hiện
công việc? có đủ
trình độ,
kinh nghiệm, kỹ
năng, phẩm
chất,
tính cách phù hợp? Ai hỗ
trợ?
Ai kiểm
tra? Nguồn
lực
con người
để
hỗ
trợ?
b./ Money- tiền
bạc:
$ Nguồn vốn cần cho dự án này?
$ Nguồn vốn cần cho dự án này?
c./ Material: nguyên
vật
liệu/hệ
thống
cung ứng,
bao gồm
các yếu
tố:
$ Xác định
tiêu chuẩn
nguyên vật
liệu?
Tiêu chuẩn
nhà cung ứng? phương
pháp giao hàng? Thời
hạn
giao hàng?
d./ Machine = máy
móc/công nghệ.
f./ Method = phương
pháp làm việc.
=> Bản kế hoạch thực ra là một dự đoán được đưa ra dựa trên nhiều giả định khác nhau. Thực tế sản xuất thường khác với dự đoán này. Nên bạn cũng nên chỉnh sữa và cập nhật bản kế hoạch thường xuyên.
=> Lập kế hoạch là tiền đề cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả việc tổ chức công việc và là chiếc chìa khoá vàng cho việc thực hiện mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và tối ưu thời gian nhất cho cá nhân cũng như tổ chức.Vì thế hãy chú ý rèn luyện và có sự đầu tư thật chi tiết.
Chúc bạn
thành công!
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Mr. Trương Lam Sơn
TruongLamSon@gmail.com
Tel: 0918 407070
****************
Cty TNHH BE THE RICH
– www.BeTheRich.com
0 nhận xét:
Đăng nhận xét