KỸ NĂNG LÀM VIỆC & XÂY DỰNG NHÓM HIỆU QUẢ - TEAMWORK

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM 

TEAMWORK

I./ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM LÀ GÌ?

• Kỹ năng làm việc nhóm nghĩa là những cách thức khiến nhiều người cùng thực hiện tốt một nhiệm vụ và hướng đến mục tiêu chung. Cách làm việc này sẽ giúp các cá nhân bổ sung những thiếu sót cho nhau và hoàn thiện bản thân mình. Để công việc của nhóm đạt kết quả cao nhất, các thành viên phải có kỹ năng làm việc nhóm thuần thục. Làm việc nhóm (teamwork) giúp cho mỗi cá nhân đề cao tinh thần tập thể, nâng cao hiệu quả công việc và sự gắn bó.

• Tuy nhiên, khi làm việc nhóm sẽ không tránh khỏi những ý kiến trái chiều, những mâu thuẫn giữa các thành viên khiến nhóm dễ tan vỡ. Vì vậy mỗi thành viên trong nhóm cần phải trang bị cho mình những kỹ năng làm việc nhóm cần thiết để xây dựng nhóm hoàn thiện, gắn kết hơn trong bất kỳ hoàn cảnh nào để hoàn thành mục tiêu.

• Nhờ các hoạt động trong nhóm, chúng ta vừa phát triển những kỹ năng cá nhân, thu nạp những kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời góp phần vào các hoạt động đem lại những giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng.

• Nhóm cũng là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm cũng phải có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.

• Tất cả các nhóm đều phải xây dựng trên tinh thần đồng đội, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, ngoài ra chúng ta còn phải tạo ra một môi trường hoạt động mà các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin, thoải mái để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu đã đặt ra.

• Có nhiều hình thức nhóm khác nhau như: nhóm bạn học tập, nhóm bạn cùng sở thích, nhóm năng khiếu, nhóm kỹ năng, nhóm hoạt động xã hội, nhóm từ thiện, các câu lạc bộ, các nhóm làm việc theo dự án, nhóm làm việc trong tổ chức…

• Nhóm làm việc cũng là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra.

• Các thành viên trong nhóm qua quá trình làm việc với nhau sẽ hiểu và thích nghi được với điểm mạnh và yếu của từng người trong nhóm mình và biết được vai trò của họ là gì. Mọi người sẽ cởi mở và tin tưởng nhau hơn, nhiều ý kiến hay được nêu ra thảo luận và sử dụng quyết định của mình để hiện thực những ý tưởng, những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc.

II./ CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ:

==>> Để đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc làm việc nhóm, hãy áp dụng những phương pháp sau:

1./ Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân:

** Để thực hiện các công việc thì một cá nhân dù xuất sắc đến đâu cũng không thể thực hiện nếu không có sự trợ giúp của những người cùng làm việc với mình. Vì thế cá nhân phải giao tiếp với nhau, thảo luận đưa ra ý kiến để nhằm tạo được sự đồng thuận hay tiếng nói chung giữa những người trong nhóm để cùng nhau thực hiện.

2./ Lắng nghe người khác:

** Khi đã là một đội bạn biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác, người lắng nghe phải tôn trọng và đánh giá để góp ý giúp cho ý tưởng được hoàn thiện hơn. Lắng nghe còn giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, biết được điểm yếu của nhau để cùng góp ý sửa chữa.

** Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin từ người nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.

3. / Chất vấn- phản biện:

** Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực, chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ. Điều này đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm.

** Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch sự. Khi làm việc nhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi người có thể tiếp nhận những ý kiến trái chiều với quan điểm của mình mà không tự ái. Người chất vấn cũng phải sử dụng những lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu lên tiếng phê phán hay chê bai để dẫn đến sự tranh luận vô ích.

4./ Kỹ năng tổ chức – phân công công việc:

** Kỹ năng tổ chức công việc là kỹ năng đòi hỏi người làm việc nhóm phải biết làm công việc. Kỹ năng này là nhiệm vụ của trưởng nhóm, người trưởng nhóm phải có khả năng tổ chức và giao việc để giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm, đảm bảo sự đồng đều giữa các thành viên với nhau để việc không bị gián đoạn.

** Các thành viên trong nhóm, khi được giao việc phải biết cách tiến hành giải quyết công việc thế nào cho khoa học, không để tiến trình công việc quá chậm, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và thời gian.

=>> Chúng ta có thể dựa vào nguyên lý 5W + 1 H để trả lời các câu hỏi và tổ chức một công việc hay một hoạt động, một kế hoạch cho nhóm:

1. Kế hoạch hay dự án đó dùng để làm gì? ( What )
2. Kế hoạch đó được làm ở đâu? ( Where )
3. Khi nào thì bắt đầu tiến hành, khi nào kết thúc? ( When )
4. Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này? ( Who )
5. Tại sao phải tiến hành dự án này? ( Why )
6. Việc thực hiện dự án này như thế nào? ( How )

** Nếu một kế hoạch hay dự án mà không trả lời được các câu hỏi này thì chúng ta không nên tiến hành làm vì có nhiều khả năng thất bại vì không có mục đích hay quyền lợi rõ ràng có thể dẫn đến sự mất đoàn kết hay tan rã nhóm.

** Ngoài ra trong kỹ năng tổ chức, mỗi người trong nhóm đều phải nhận ra được thế mạnh cũng như điểm yếu của mình để có thể đảm nhận hay sắp xếp các công việc, các trách nhiệm phù hợp từ đó mới giúp cho nhóm đạt được những kết quả tốt nhất.

5./ Kỹ năng thuyết phục:

** Kỹ năng thuyết phục là bạn hãy thể hiện khả năng của mình cho các thành viên thấy rằng tại sao họ nên lắng nghe bạn. Bạn phải đóng góp ý kiến và chứng mình rằng những điều bạn nghĩ là đúng. Đồng thời biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.

** Các thành viên phải trao đổi, suy xét đánh giá những ý tưởng đã đưa ra một cách khách quan. Khi thuyết phục, nhóm phải dựa vào những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó trở nên hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Nhất là không thể dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận.

6./ Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau:

** Khi làm việc nhóm thì tất cả các thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực, nếu đồng đội của mình gặp khó khăn hãy sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ họ. Việc làm này sẽ tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm lại với nhau cũng chính là động lực lớn nhất để cùng làm việc và hướng tới mục đích chung cuối cùng.

** Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Nhóm phải giải quyết vấn đề sẽ cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau, mỗi người cần rèn luyện thêm kỹ năng để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.

** Khi làm việc nhóm mỗi người nên hạ bớt cái tôi cá nhân của mình để lắng nghe những ý kiến của người khác, không nên nghĩ rằng mình giỏi hơn người khác, tự đề cao mình và xem thường các thành viên khác.

7./ Có trách nhiệm với công việc của mình:

** Làm việc một mình hay nhóm bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng có trách nhiệm với công việc. Nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến kết quả của cả tập thể. Khi đó công lao của những người cố gắng làm tốt cũng bị phủ nhận tất cả, bởi kết quả cuối cùng mới là thước đo kết quả công việc chứ không phải chỉ một phần công việc được hoàn thành.

8./ Đưa ra lời khen các thành viên trong nhóm:

** Những lời động viên, khen ngợi nhỏ cũng khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân. Vì vậy nếu thấy được sự cố gắng của các thành viên trong nhóm thì bạn đừng ngừng ngại dành những lời khen cho họ. Đặt biệt nếu bạn là trưởng nhóm thì nên đưa ra lời khen ngợi khích lệ thường xuyên.

9./ Hãy luôn đúng giờ:

** Hãy luôn đúng giờ trong bất kỳ cuộc họp hay xử lý công việc với nhóm, điều đó sẽ giúp cho các thành viên khác trong nhóm không phải chờ đợi bạn, hay phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận trước đó. Điều đó cũng thể hiện mình tôn trọng nhóm.

10./ Phát triển cá nhân:

** Đây là kỹ năng dành cho người trưởng nhóm, một thủ lĩnh nhóm phải có bản lĩnh và năng lực biết cách khuyến khích, tạo động lực, điều kiện cho các thành viên trong nhóm phát triển cá nhân ngay trong nhóm của mình. Đây chính là động lực để thành viên đó cố gắng hơn trong công việc và thấy giá trị của bản thân được nâng cao hơn.

11./ Gắn kết các thành viên nhóm:

** Hãy biết cách gắn kết lại với các thành viên khác trong nhóm nếu không bạn sẽ thấy lẻ loi, đôi khi cảm thấy mình không được trọng dụng trong nhóm. Hãy tỏ ra cởi mở và gần gủi với mọi người, chỉ có sự gắn kết mới cho các bạn một nhóm hoàn hảo nhất. Bởi khi đó các thành viên sẽ cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống.

12./ Tạo sự đồng thuận - Giải quyết các xung đột:

** Khi làm việc nhóm rất dễ gây ra mâu thuẫn do có những ý kiến trái chiều giữa các thành viên trong nhóm. Lúc này việc giải quyết các xung đột và tạo được sự đồng thuận là rất quan trọng để nhóm cùng hướng đến lợi ích chung. Để giải quyết xung đột và có được sự đồng thuận các thành viên ngoài việc nêu ý kiến phải biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác, biết cách phân tích đúng, sai và thuyết phục được đồng đội của mình.

13./ Vô tư, ngay thẳng, công khai minh bạch:

** Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhất những chuyện nhỏ, ganh tỵ đố kỵ với đồng đội của mình, tránh va chạm, mâu thuẫn…  với thành viên khác. Nếu gặp tình huống thấy không hợp lý hãy thẳng thắn góp ý ngay và trong mọi công việc nên công khai minh bạch. Nếu làm được việc này chắc chắn bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng và nể trọng, đồng thời góp phần xây dựng sự đoàn kết trong nhóm, tạo động lực để cả nhóm cùng tiến lên.

14./ Chia sẻ những trãi nghiệm:

** Các thành viên nên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó. Người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại, từ đó không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.

15./ Chung sức:

** Mỗi thành viên phải ý thức và đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Cả nhóm cần hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì và có cùng chung khao khát hoàn thành nó.

III./ NHỮNG KHÓ KHĂN KHI LÀM VIỆC NHÓM:

Có nhiều khó khăn từ khách quan đến chủ quan có thể đưa đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm.

1./ Nhóm chỉ có một vài người làm việc:

** Có một vài cá nhân có năng lực, thừa nhiệt tình nên đã gánh vác hay ôm đồm công việc cho cả nhóm và kết quả là những thành tựu mà nhóm có được chỉ là do công sức của một vài người, từ đó sẽ đưa đến sự độc tài hay chia rẽ, dẫn đến sự tan rã nhóm.

2./ Nể nang các mối quan hệ:

** Đừng lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên trong nhóm để rồi không dám đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận. Nhất là những cá nhân có thế lực hay con ông này bà nọ.

3./ Chỉ nghe và gật:

**Có người luôn luôn tỏ ra đồng ý và gật đầu khi người khác đưa ra ý kiến. Có người thì thụ động ai làm gì cũng gật nhưng bản thân mình thì lại không làm gì cả, hoặc chỉ chờ người ta làm trước mình chi nương theo, hay động viên bằng miệng, chứng tỏ não không hoạt động mà chỉ nghe theo.

4./ Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác:

** Việc phân chia công việc không phân minh nên thành viên nhóm nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi làm thì có đủ lý do để biện minh cho những hạn chế của mình, và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm qua cho người khác, từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.

5./ Không chấp nhận ý kiến người khác:

** Người cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của ai khác. Họ cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong phạm vi những người mà mình cho là tài giỏi trong nhóm, hoặc đưa ý kiến của mình ra mà không cho người khác tham gia.

6./ Những khó khăn khác như:

• Không vì quyền lợi chung của nhóm.
• Không công khai minh bạch.
• Quyền lợi của các thành viên không rõ ràng, không đảm bảo.
• Thiếu một nhóm trưởng dẫn đầu.

==>> Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tổng hợp của nhiều kỹ năng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng thuyết phục… Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công, mỗi cá nhân trong nhóm cần chú trọng phát triển những kỹ năng của bản thân và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung.

==>> Làm việc nhóm là một kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ mà ngay từ khi còn là học sinh, hay sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi nâng cao các kỹ năng như trên để vừa giúp phát triển bản thân, vừa góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể mà bạn đang hoạt động trong đó.

Chúc bạn thành công vì mục địch chung của nhóm!

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Mr. Trương Lam Sơn

TruongLamSon@gmail.com

Tel: 0918 407070

www.TruongLamSon.com

****************

Cty TNHH BE THE RICH – www.BeTheRich.com

Connecting friends - Connecting love!