HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI - CHO DOANH NGHIỆP NHỎ

HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI 

DÀNH CHO DOANH NGHIỆP NHỎ - ÁP DỤNG CHO ĐA NGÀNH NGHỀ

Với các doanh nghiệp nhỏ thì chi phí hạn hẹp, nên việc thuê được những người giỏi và giữ chân họ thì là một điều khó khăn. Vì vậy giải pháp là luôn tuyển nhân sự mới và đào tạo cho các nhân viên mới để họ có thể phát triển các kỹ năng và làm việc tốt nhất.
Với chi phí đào tạo tối thiểu để thiết kế một kế hoạch đào tạo hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Mỗi lần tuyển dụng, nhân sự sẽ phải làm việc với bộ phận đào tạo và lên quy trình đào tạo nhân viên mới cho công ty. Quy trình đào tạo nhân viên mới là dấu ấn ban đầu vô cùng quan trọng, giúp loại bớt bỡ ngỡ, ngại ngùng, giảm thiểu tối đa những sai sót, lỗi lầm trong quá trình nhân viên mới công tác.

I./ MỤC ĐÍCH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI:

Định hướng nhân viên đúng hướng sẽ giúp nhân viên tăng tốc trong công việc mới, từ đó các chi phí và thời gian đào tạo nhân sự mới cũng được giảm thiểu nhiều.

Quy trình đào tạo nhân viên mới được định hướng đúng ngay từ ban đầu, nhân viên sẽ được giảm áp lực khi nhận công việc mới. Nhân viên sẽ tiếp thu tốt hơn các hướng dẫn, không cần phỏng đoán, tránh căng thẳng.

Doanh số nhân viên sẽ tăng lên khi nhân viên cảm thấy vị trí làm việc phù hợp với năng lực. Doanh nghiệp cần định hướng rõ ràng, cung cấp đủ các công cụ để nhân viên hoàn thành công việc.

Khi đào tạo tốt ban đầu, người hướng dẫn sẽ không tốn thời gian và công sức để hướng dẫn cho nhân viên về sau. Người quản lý sẽ chỉ cần củng cố các khái niệm này, trong cách quản lý nhân viên hiệu quả trong doanh nghiệp.

Khi nhân viên chưa được đào tạo, họ thường có thể vẫn thực hiện các nhiệm vụ, nhưng không hiệu quả, nên việc đào tạo nhân viên mới sẽ giúp làm việc đạt năng xuất tốt hơn và ít tốn công sức hơn.

Việc đào tạo để có một nền văn hoá học tập trong một tổ chức là động lực số một cho sự gắn kết và lòng trung thành của các nhân viên.

Việc đào tạo các nhân viên hiện tại của bạn tốt sẽ làm cho họ có nhiều khả năng bám trụ với doanh nghiệp của bạn.

Trong thế giới thay đổi nhanh chóng này đặt biệt là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thì các công ty phải nhanh nhẹn để đi trước nhất là đào tạo nhân viên để đuổi kịp tốc độ phát triển mới.

II./ NỘI DUNG ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI:

1. Đào tạo về môi trường làm việc tại doanh nghiệp, để giúp họ thoải mái hơn ngay ngày đầu tiên.
2. Đào tạo về những chính sách cũng như quy định nào cần phổ biến tới nhân viên, cần được nhân viên ghi nhớ để tránh phạm lỗi.
3. Đào tạo về các công cụ và thiết bị nào cần cung cấp cho nhân viên mới.
4. Đào tạo kiến thức và kỹ năng chuyên môn đối với từng vị trí từ cơ bản đến nâng cao. Đào tạo các kỹ năng mềm để nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, nghiệp vụ và tác phong làm việc thật chuyên nghiệp và hiệu quả cao nhất. Đào tạo kỹ năng lãnh đạo để có lộ trình thăng tiến cho nhân viên có năng lực. cho các nhân viên mới.
5. Bên cạnh chương trình đào tạo ngắn hạn thì Doanh nghiệp cần có chương trình kèm cặp đào tạo dài hạn giữa các nhân viên với nhau.
6. Có những trải nghiệm tích cực cho nhân viên ngay ngày đầu tiên đi làm.
7. Người đào tạo có thể tạo cầu nối giúp gắn kết nhân viên mới với môi trường tập thể mới.

III./ CÁC BƯỚC XÂY DỰNG QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI:

1./ Chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới:

• Đầu tiên bộ phận tuyển dụng phòng nhân sự sẽ gửi mail thông báo cho tất cả các phòng ban liên quan, cho bộ phận đào.
• Bộ phận đào tạo sẽ làm việc với các trưởng phòng ban để có kế hoạch đào tạo định hướng cho nhân viên mới.
• Trước ít nhất một ngày nhân viên mới đi làm, cần chuẩn bị: bàn làm việc, thư chấp thuận nhận việc làm của tổng giám đốc, máy tính, dụng cụ văn phòng phẩm …

2./ Đón tiếp nhân viên mới:

• Thường thì nhân viên cũ đón tiếp nhân viên mới. Có bố trí sắp xếp người chào đón họ ngày từ phút đầu tiên, để họ yên tâm và cảm thấy được tôn trọng, treo bang ron, màn hình có chữ chào đón nhân viên mới.
• Sau đó hướng dẫn nhân viên mới đến bàn làm việc, nhà vệ sinh,… có thể đi chào và giới thiệu với tất cả các phòng ban trong công ty. Tạo ra văn hóa người cũ đón chào người mới một cách chân tình, nồng ấm.

3./ Đào tạo về công ty cho nhân viên mới:

• Mục tiêu họat động kinh doanh, bộ máy tổ chức, chính sách của Công ty, nội quy Công ty, trả lương và phúc lợi làm việc, chính sách nghỉ phép, v.v ... lịch sử công ty, doanh nghiệp bạn làm gì, tại sao bạn làm điều đó,... Triết lý của bạn là gì?
• Tìm hiểu khách hàng của Công ty? Họ là ai và họ muốn gì từ công ty của bạn?
• Giới thiệu cho người mới đến những sản phẩm/dịch vụ của công ty.
• Hệ thống thông tin của công ty, Các quy trình / Phần mềm đặc biệt: email, file server, web, CRM,…

4./ Đào tạo kiến thức và kỹ năng chuyên môn đối với từng vị trí:

• Giới thiệu tổng quan về thị trường, ngành, sản phẩm, dịch vụ, mục tiêu trong lĩnh vực mà công ty đang họat động. Phổ biến những thông tin cơ bản, kiến thức từ cơ bản đến nâng cao cho vị trí từng công việc, nội dung công việc và các đặc trưng riêng của từng vị trí.
• Đào tạo kỹ năng mềm theo từng vị trí như: kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng (đối với nhân viên kinh doanh), Kỹ năng quản lý thời gian, Kỹ năng đàm phán, Kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lắng nghe và học hỏi, kỹ năng viết email hay viết báo cáo,...

IV./ CÁC LOẠI HÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN KHÁC NHAU:

1./ Huấn luyện nội bộ đơn giản:

• Đây là hình thức đào tạo đơn giản nhất và ít chi phí nhất là để nhân viên của bạn đào tạo lẫn nhau. Mõi nhân viên của bạn có những kỹ năng khác nhau, nên khuyến khích họ chia sẻ những kỹ năng đó với nhau.
• Về hình thức thì một nhân viên ngồi với một người khác và chia sẽ kinh nghiệm nhau. Hoặc thuyết trình một nhóm, một nhân viên có các kỹ năng có thể chia sẽ cho một số lượng lớn nhân viên khác vào mõi buổi sang đầu giờ hoặc giờ nghĩ trưa. Hoặc đào tạo trực tuyến qua email, các khóa học video, các ebook, tài liệu của công ty....

2./ Gửi nhân viên tham gia các hiệp hội trong ngành:

• Nhiều hiệp hội ngành nghề cung cấp đào tạo cho các thành viên của họ cũng như cung cấp các tạp chí, sách điện tử và các nguồn tài nguyên khác có thể giúp nhân viên của bạn phát triển các kỹ năng mới.
• Ngoài việc trở thành một thành viên của hiệp hội trong ngành cũng có những lợi ích khác, như các cơ hội kết nối mạng lưới giao thương, tăng độ tin cậy, cập nhật các xu hướng của ngành, ... ở Sài Gòn có BNI - Business Network International .

3./ Gửi nhân viên đến các chương trình đào tạo:

• Có nhiều chương trình đào tạo hội thảo, hội nghị, … Đây có thể là điều tuyệt vời cho các nhân viên vì đây thường là các sự kiện chất lượng cao được cung cấp bởi các nhà đào tạo chuyên nghiệp và họ tạo cơ hội để kết nối với những người khác trong ngành.

4./ Thuê các công ty đào tạo ngoài:

• Một lựa chọn tích cực là thuê một công ty đào tạo chuyên nghiệp bên ngoài đến nơi làm việc và đào tạo cho các nhân viên ngay tại công ty. Theo cách này, bạn sẽ tránh được chi phí đi lại, nhưng cũng đắt tiền. Bù lại nhân viên sẽ có được sự đào tạo từ các chuyên gia có kinh nghiệm.

5./ Đại học hoặc Giáo dục Chính quy:

• Nhân viên có thể được đào tạo chương trình giáo dục chính quy, như bằng các cấp kinh doanh, Cao học, hoặc chứng chỉ kế toán. Tất nhiên các chi phí khá cao, công ty nên óng góp một khoản tiền nhất định và nhân viên phải trả số tiền còn lại. Và chỉ đầu tư đào tạo khi bạn muốn thăng chức cho họ trong nội bộ thay vì phải thuê những vai trò cấp cao ở bên ngoài.

Một chương trình đào tạo tốt đòi hỏi phải có thời gian. Chúng ta không thể nhồi kiến thức cho người mới đến một lúc được. Những thông tin được đưa theo phương thức nhỏ giọt trong nhiều ngày sẽ giúp người mới đến trải nghiệm và nhớ lâu hơn. Sau khi kết thúc chương trình đào tạo hay chia sẽ nên có buổi nói chuyện cởi mở để lắng nghe nhân viên mới nói lên suy nghĩ của mình và những gì họ học được.

Chúc công ty của bạn thành công!